Cómo mejorar la productividad en nuestros proyectos con las Metodologías Agile

"Las metodologías ágiles son increíblemente eficaces para la gestión y el desarrollo de proyectos de emprendimiento creativo. Ser Agile no es el fin, es el medio para mejorar la productividad."
Inés Marqués
Agilista BBVA Next Technologies

Para entender mejor las metodologías Agile, decidimos recurrir a una de las profesionales que más lo aplica en su día a día: Inés Marqués, agilista en BBVA Next Technologies y parte del equipo de formación del Programa de Emprendimiento Creativo de Factoría.

Agile Mindset. Qué son las metodologías ágiles

Ser ágil es un cambio de mentalidad, dice Inés Marqués, “cambia la manera de ver las cosas. Es un Mindset, un cambio de mentalidad en las organizaciones y un cambio de prioridades.”

La filosofía “Agile” busca un cambio de mentalidad y prioridades, reinventar la lógica de procesos, la cultura y la colaboración interna. Para Inés, enamorada de estas metodologías, “lo que hacen es inspeccionar y adaptar en ciclos cortos para asegurarse que tus hipótesis son realmente algo bueno para el usuario. Estas metodologías fomentan el sentido común, la comunicación directa y la superación personal rápida entre las partes interesadas.”

HUMAN-CENTERED. Obsesión por el cliente y por el equipo

A medida que la tecnología continúa revolucionando la forma en la que trabajamos, un enfoque centrado en el ser humano se vuelve cada vez más importante. Para Inés, “en el momento en el que el usuario pasa a ser el centro de todo tu tienes que esforzarte en hacer el mejor producto para él.” 

Sin embargo, este enfoque centrado en las personas también lo es en la organización de equipos creativos. Las metodologías Agile consiguen que los equipos sean más flexibles, más trasparentes, más rápidos, más innovadores y más productivos.

MÍNIMO PRODUCTO VIABLE

Para Inés, hay que hacer “lo mínimo para poder seguir trabajando. Hay que adoptar metodologías ágiles de lanzamiento de proyectos piloto, que definan productos (o prototipos) mínimos viables”.

Este enfoque nos va a permitir realizar pruebas iniciales, obtener datos, mejorar los productos y servicios y llegar a la fase de lanzamiento de nuestros proyectos con éxito.

Las metodologías más utilizadas: Scrum y Kanban

Kanban y scrum son las dos metodologías ‘Agile’ más empleadas por los emprendedores digitales. Aunque se crearon originalmente para proyectos de software, nada en Scrum y Kanban es específico para el software, y ya se han empezado a aplicar en los distintos sectores culturales. En esta guía, veremos formas prácticas de usar las metodologías ágiles en proyectos de emprendimiento creativo y cubrir algunos errores comunes a evitar.

Pero primero, repasemos lo básico:

En sus orígenes, la metodología estuvo vinculada directamente a la industria del software. De ahí, que hayan conservado los 4 valores ágiles de su manifiesto (Manifesto for Agile Software Development).

  • Las interacciones de las personas sobre los procesos y las herramientas.
  • Un software o soporte técnico adecuado a las necesidades.
  • La participación activa del cliente durante el proceso de desarrollo.
  • La capacidad de respuesta ante los cambios e imprevistos.

Seguimos con las definiciones rápidas para Scrum y Kanban:

Scrum: Método para limitar el número de tareas por tiempo. Ajusta el tamaño de las tareas a bloques o Sprints. Cada Sprint debe producir un valor potencialmente entregable para el cliente. Si un problema es demasiado grande, se divide en problemas más pequeños y la solución total se produce paso a paso.

Kanban: Método para la gestión y mejora del flujo de trabajo que busca balancear la demanda con la capacidad disponible y manejar, desde un punto de vista sistémico, los “cuellos de botella”.

Y por último, qué beneficios tienen:

Ambas metodologías proporcionan rapidez y flexibilidad en la manera de organizar el trabajo. En lugar de abordar un proyecto de manera integral, lo subdivide en partes o bloques más pequeños. Estas etapas permiten medir el progreso muy rápido, dando resultados tangibles y éxitos intermedios.

Pero… ¿por dónde empezamos?

INCEPTION DECK

Crear una verdadera innovación es un proceso que puede idearse, gestionarse y adaptarse. Estas dinámicas están orientadas a enfocar a todas las personas involucradas en un proyecto hacia un mismo objetivo, reduciendo muchas de las incertidumbres, ayudando a explicitar los riesgos más evidentes y poniendo en común las expectativas de todos.

Las 4 fases por las que debes pasar en la Inception Deck:

  • Ideación: valida tus hipótesis
  • Elevator Pitch: unifica la visión
  • Stakeholder Map: identifica a los interesados
  • User Story Mapping: Construye el producto correcto

Una de las herramientas que podemos utilizar para construir story Mapping es MIRO.

HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
EN EL DÍA A DÍA

Los equipos de trabajo que utilizan Agile entienden que una cultura de retroalimentación impulsa la innovación en los proyectos. Estos equipos modernos están reinventando la gestión del rendimiento y adoptando enfoques más ágiles a nivel de equipo y flujo de trabajo.

Inés compartió con nuestros viveristas algunas de las herramientas más útiles de organización y gestión de flujos de trabajo.

Os contamos qué herramientas son y cómo utilizarlas

TRELLO

Herramienta online para gestionar las tareas. Te permite clasificar el flujo de trabajo por columnas y realizar un seguimiento de las prioridades, además de poder agregar notas privadas, etiquetas personalizadas y fechas de vencimiento a cada una de las tareas.

MATRIZ DE EISENHOWER

Esta herramienta creada por Dwight David Eisenhower te ayuda a elegir y priorizar, a maximizar el valor y no el rendimiento.

La matriz se divide en cuatro cuadrantes y clasifica las tareas que se deben realizar, según su importancia y su urgencia. Es muy útil para calibrar tareas y objetivos en periodos de cambio, inicios de proyecto, bloqueos o simplemente para el final del día.

MOSCOW

M – MUST: Requisitos que debe tener la solución. Son los requisitos mínimos que hacen usable la solución

S – SHOULD: Requisitos que debería incluir la solución. Requisitos importantes pero no obligatoriamente necesarios

C – COULD: Requisitos que podría incluir la solución. La guinda del pastel

W – WON’T: Requisitos que no se van a hacer (por el momento), pero que en un futuro podrían incorporarse

GETTING THINGS DONE (GTD)

Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen, no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado.

POMODORO TIME

Técnica para administrar el tiempo creada por Francesco Cirillo

Pasos para poner en práctica la técnica Pomodoro:

      1. Dedica toda tu atención durante un periodo corto de tiempo
      2. Evita distracciones
      3. Descansa periódicamente

(Un Pomodoro: 25 minutos / Descanso: 5 minutos)

Consejos Agile para emprendedores creativos

Para aplicar bien Agile, Inés Marqués recomienda para el día a día “no fiarnos de nuestra cabeza, no va a retener toda la información; intentar gestionar, no todo es importante ni urgente como parece y conocer muy bien el paso que tienes que dar en cada fase de tu flujo de trabajo.”

Y por último, aquí están los 4 tips que Inés recomienda a nuestra comunidad de emprendedores poner en práctica para que nuestros proyectos creativos sean más Agile:

Tip 1: Unificar la visión y crear un listado de todas las tareas que se pretenden hacer durante el desarrollo

Tip 2. Priorizar y organizar

Tip 3. Ciclos cortos de inspección & adaptación

Tip 4. Aportar valor al usuario

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