Guía para presentar las ayudas y subvenciones de Industrias culturales

Las subvenciones y líneas de ayudas a la cultura son un canal más de financiación de un proyecto cultural de gran utilidad para los proyectos emergentes, pero no deben que ser planteadas como la única vía de financiación y sostenibilidad de proyectos. Las instituciones financiadoras valoran mejor el desarrollo de proyectos con varias vías de financiación, con una estrategia de comunicación de todo el proceso y con el desarrollo de consorcios.

En estos días de inicio de la “nueva normalidad” se han empezado a convocar programas de subvenciones de apoyo a la cultura, dirigidas tanto a la producción artística como al apoyo a la propia industria cultural y creativa.

Sabemos que las subvenciones nominativas (las que se dan de manera directa a una entidad) están en vías de extinción y que el sector emergente cultural sólo tiene acceso a programas de subvenciones enfocados a la financiación de proyectos (que no a la estructura de las organizaciones) en pública concurrencia competitivas.

Cada día hay una mayor competencia para la obtención de unos fondos que van bajando sus dotaciones cada año o, en el mejor de los casos, se mantienen estables, por lo que hemos de tener el mejor proyecto subvencionables para que consiga la mejor valoración.

Por eso, desde Factoría de Industrias Creativas hemos elaborarado una guía práctica con las claves para planificar la gestión de proyectos que puedan ser susceptibles de ser subvencionados.

1. Mapa de financiación/subvenciones

Las subvenciones son una de las vías de ingresos de un proyecto, nunca puede ser la única, ni debiera apoyarse solamente sobre ella la viabilidad de un proyecto. Pero es una vía de financiación estable, predecible y democrática, es decir, se publican en un mismo momento, se repiten todos los años, los criterios de valoración son claros y los plazos de pago también. Son instrumentos muy útiles para los proyectos que no tienen suficiente maduración para vender a marcas o para que el público en general les conozca.

Por eso se ha de tratar esta vía de financiación como una más y deberíamos:

  • Mapear las subvenciones y ayudas, de los organismos que apoyan la cultura. Hemos de generarnos un calendario con los plazos normales de convocatoria para tenerlos en nuestra planificación de trabajo.
  • Hemos de pensar que son todas las administraciones las que suelen presentar programas de subvenciones, es decir incluye en tu estudio a Europa, al Estado, tu Comunidad Autónoma, Diputación (si la tienes) y tu Ayuntamiento. Normalmente todas ellas convocan subvenciones.
  • No solo pienses en el sector público, también existen grandes fundaciones que generan proyectos de subvenciones en concurrencia competitivas, normalmente vinculados a grandes empresas. Estos programas también los has de incluir en tus planificaciones.
  • Asume que es imposible estar al día, pero puedes darte de alta en la newsletter, boletines oficiales o seguirles en redes sociales. También puedes generar alertas en google que te informen en tiempo real de todo lo que se publique. Con eso vas a estar enterado de todo lo que sucede con relación a las convocatorias.
  • No pienses solo en tu sector, la cultura incide en el empleo, en el desarrollo rural, en el bienestar. Hay veces que hay fondos en proyectos de fuera de tu sector. Por ejemplo: puede haber más fondos en un proyecto de turismo cultural si lo enfocas desde las vías de financiación del turismo o de la creación de empleo que de la cultura.

2. Tu proyecto

  • No debemos caer en el error de pensar que hemos de generar un proyecto ad-hoc para un programa de subvenciones específico. Nos pasarnos horas imaginando proyectos que al final no son complementarios con nuestra propia actividad y que no nos generan valor añadido.

Por ello te recomendamos:

  • Se fiel a los valores de tu proyecto y a tu plan de negocio ( tú haces lo que sabes hacer). Adapta tu proyecto a una subvención, genera sinergias con tu actividad, genera complementariedades, pero no construyas proyectos que no tengan complementariedad contigo solo para la obtención de una subvención.
  • No esperes a una subvención para lanzar tu proyecto, porque normalmente no sucederá. Las subvenciones valoran el histórico que has hecho en el pasado y las instituciones tienen miedo a pensar que el proyecto solo es sostenible con subvenciones públicas o privadas.

3. Tips para la construcción/adaptación de un proyecto

Te presentamos ciertos puntos que entendemos son imprescindibles a la hora de afrontar el desarrollo de un proyecto que quieres presentar a un programa de subvenciones:

  • Estudia: parece obvio pero casi nunca lo hacemos, hay que estudiarse no solo las bases de la convocatoria, sino las bases del año anterior, quien ganó, cual es el sesgo del tribunal, que % hay entre presentados y ganadores, cuál es el importe medio de los ganadores del programa. Y lo más interesantes que proyectos no ganaron, como eran, porque no lo hicieron. Si le dedicas un tiempo a estudiar convocatorias anteriores entenderás mucho mejor el programa.
  • Genera un proceso de construcción inversa: Primero de todo mira los criterios de valoración, genera una tabla con ellos y compáralos con tu proyecto. Sobre esos criterios adapta tu proyecto a la subvención e intenta cumplir con lo que el tribunal te va a puntuar. Estás presentando un proyecto adaptado a un programa, no intentes que el programa se adapte a tu proyecto.
  • Genera una prejustificación con los gastos que tienes, con los que vas a tener y con lo que puedes justificar, y con la prejustificación adapta el presupuesto. Hay que tener mucho cuidado con los gastos admitidos en las justificaciones. Hay veces q simplemente por motivos económicos no podemos acceder a ciertos fondos, porque no podemos justificar, porque no podemos cofinanciar, etc.
  • Justifica todo lo que digas: Un tribunal tiene que poder contrastar todo lo que presentes en el proyecto, nunca des por sentado que tu evaluador sabe de lo que hablas, ponle la vida fácil.
  • Es muy difícil ir solo por la vida, genera consorcios: Los proyectos Europeos y los de cooperación lo exigen. En muchos proyectos nacionales no lo piden, pero es muy difícil saber de todo, rodéate de otros que sean tus socios estratégicos y que te aporten lo que no tienes, te apoyen en la comunicación, te apoyen en el desarrollo de un proyecto piloto, que justifiquen, que quieran comprarte el prototipo o quieren estrenar tu obra de teatro…ten este ecosistema de amigos planteado en la presentación del proyecto. Esto te ayudará a justificar la solvencia y la involucración de sector, etc.
  • Márcate objetivos: Ten en cuenta que a cualquier financiador le va a interesar la ecuación entre el dinero que aportan y a cuanta gente incide este dinero. Todo esto ha de ser tangible. Quiere decirse, por ejemplo, cuánta gente va a ir a mi obra, que ticket/entrada medio/a existirá, a quien incidirá mi comunicación tanto en el pre, en el durante y en el post. Ya sabemos que eso nunca se sabe a priori, el evaluador es consciente de ello, pero hemos de presentar simulaciones de impacto razonables.
  • Se realista en los plazos y con el alcance del proyecto. Es mejor hacer una cosa muy bien que no hacer muchas. Un buen proyecto no es el que hace de todo sino el que hace las cosas bien.
  • Genera un modelo que aspire a la sostenibilidad. Todo financiador teme que su dinero apoye a proyectos que desaparecen el día después de la obtención de financiación. Genera un proyecto con varias vías de ingreso que traslade la aspiración a la autosostenibilidad sin el aporte del dinero de subvenciones. Si el proyecto se basa al 100% en aportes públicos normalmente morirá y será una cuestión de plazo.
  • Lo que no se cuenta no existe. Al financiador público y privado, no solo le interesa el impacto económico y social de un proyecto, sino también que sus acciones sean visibles, es decir el impacto comunicacional, por ello has de prestar especial atención a la comunicación, pero no te quedes solo en el antes piensa en un tu proyecto como un proceso de se desarrolla por fases: la fase previa al desarrollo del proyecto, la fase del durante y la fase post proyecto. Cada uno de las fases han de tener un tratamiento de comunicación que ha de ser medible y justificable frente a terceros.

Sabemos que hay muchos otros factores que te van a ayudar a construir un proyecto financiable, pero estos son algunos de los aspectos imprescindibles con los que has de contar.

4. Cuestiones prácticas para presentar subvenciones

Y por último, otras cosas prácticas del día a día que te harán la vida más fácil:

  • Estamos en la era digital: Las subvenciones se presentan en canales digitales, necesitarás tener tu certificado digital, el de tu empresa. También hay muchas instituciones que piden que te des de alta en sus plataformas antes de la presentación del proyecto. ¡Hazlo lo primero!
  • No todas las plataformas digitales son compatibles. Hay plataformas que funcionan con explorer o con chrome y son incompatibles con nuestros sistemas. Esto lo solemos descubrir el último día cuando queremos presentarnos. Se precavido y cerciorarte que tu sistema es compatible con el de la entidad financiadora.
  • No podemos escribir lo que queremos. En casi todos los formularios nos obligan a no sobrepasar un número de caracteres con una tipografía de letras e interlineado. Por eso te recomendamos que trabajes los formularios con una herramienta que te permita el conteo, para que el día que quieras presentarte no empiece a darte errores el formulario.
  • No pienses que puedes anexar lo que quieras, ten en cuenta que normalmente hacemos presentaciones con mucho peso y las plataformas de los financiadores no las admiten, tenlo en cuenta.
  • Si vas a presentarte a muchas subvenciones, normalmente todas las administraciones te piden la misma documentación administrativa. Generate una carpeta con toda la documentación administrativa digital y utilizala para las diferentes subvenciones.
  • No graves las subvenciones el último día, normalmente las plataformas se caen
  • Ten en cuenta que siempre hay un periodo de subsanación. Si no llegas, presenta el proyecto y subsana, pero no dejes de cumplir el plazo de presentación
  • Cumple los plazos, Ponte alarmas, una subvención incluye la presentación subsanación, concesión, ejecución y justificación. Todos los plazos son importantes y han de cumplirse. Es tan importarte el ejecutar tu proyecto como justificarlo.
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